Mededingingsprocedure met onderhandeling

De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid stond aan de vooravond van een Europese aanbesteding Kantoorautomatisering, waarvan ook de GGD gebruik maakte. In samenwerking met materie deskundigen van de staande organisatie en een extern adviesbureau voor de inhoud, is een Mededingingsprocedure met onderhandeling uitgevoerd.

Deze Europese mededingingsprocedure met onderhandeling bestond uit twee fasen:

• Fase 1: de Selectiefase
  In de eerste fase konden alle belangstellenden zich aanmelden voor deelname aan de aanbesteding, waarna er een selectie plaatsvond op basis van de selectiecriteria. De geselecteerde gegadigden ontvingen vervolgens in de tweede fase de uitnodiging tot het indienen van een inschrijving.
• Fase 2: de Gunningfase
  Inschrijvers die voor gunning van de opdracht in aanmerking wensten te komen dienden op basis van de inschrijvingsleidraad en de daarbij behorende bijlagen een inschrijving te doen. Deze fase bestond uit de volgende hoofdstappen:

1. 1. Indiening eerste inschrijving
   2. Individuele onderhandelingsgesprekken
   3. Indiening tweede inschrijving n.a.v. eerste onderhandelingsronde
   4. Individuele onderhandelingsgesprekken
   5. Indiening definitieve inschrijving n.a.v. tweede onderhandelingsronde

De definitieve inschrijving werd formeel beoordeeld op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Deze intensieve maar – voor dit onderwerp – bijzonder effectieve procedure, leidde tot een opdrachtgever met wie eventuele onduidelijkheden over de opdracht of inschrijver al opgehelderd waren voor de gunning. De implementatie en transitie in de opdracht werkte daarmee naar tevredenheid.